Hóa đơn điện tử là gì? Khi nào bắt buộc phải dùng?

Từ ngày 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp và hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm đã bắt buộc chuyển sang hóa đơn điện tử (HĐĐT). Bài viết này giải thích rõ hóa đơn điện tử là gì và những gì bạn cần biết để tuân thủ đúng quy định.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có chữ ký số của người bán.

Đặc điểm của HĐĐT:

• Không cần in ra giấy (trừ khi khách hàng yêu cầu)
• Có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống
• Được cơ quan thuế xác nhận và lưu trữ trên hệ thống

Khung pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP — quy định về hóa đơn, chứng từ
• Thông tư 78/2021/TT-BTC — hướng dẫn thi hành Nghị định 123

Ai bắt buộc phải dùng HĐĐT?

Bắt buộc từ 01/07/2022

• Doanh nghiệp các loại (TNHH, CP, tư nhân, nhà nước)
• Hợp tác xã, liên hiệp HTX
• Hộ kinh doanh có doanh thu > 1 tỷ đồng/năm

Bắt buộc từ 01/01/2025

• Hộ kinh doanh có doanh thu > 100 triệu đồng/năm (theo lộ trình Bộ Tài chính)

Miễn HĐĐT

• Hộ kinh doanh doanh thu ≤ 100 triệu/năm

Hai hình thức HĐĐT

1. HĐĐT có mã của cơ quan thuế

• Cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho khách
• Bắt buộc với: hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và vừa trong các ngành rủi ro cao
• Phù hợp: kinh doanh bán lẻ, dịch vụ tiêu dùng

2. HĐĐT không có mã

• Doanh nghiệp tự xuất, gửi cho khách, sau đó báo cáo lên cơ quan thuế
• Dành cho: doanh nghiệp lớn, có hệ thống ERP riêng
• Không phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ

Quy trình xuất HĐĐT đơn giản

1. Đăng ký với Tổng cục Thuế qua cổng hoadondientu.gdt.gov.vn
2. Chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (VNPT, Viettel, BKAV, FPT, hoặc các nhà cung cấp khác)
3. Ký hợp đồng và cài đặt phần mềm/ứng dụng
4. Lập hóa đơn mỗi khi giao hàng/cung cấp dịch vụ
5. Gửi cho khách qua email hoặc cổng điện tử

Thông tin bắt buộc trên HĐĐT

• Ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn
• Số thứ tự hóa đơn
• Tên, địa chỉ, MST người bán và người mua
• Ngày lập hóa đơn
• Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá
• Thuế suất VAT, số tiền VAT
• Tổng tiền thanh toán
• Chữ ký số của người bán

Hậu quả nếu không xuất HĐĐT đúng quy định

| Vi phạm | Mức phạt | |---|---| | Không xuất HĐĐT | 10–20 triệu đồng | | Xuất HĐĐT sai thông tin | 3–10 triệu đồng | | Không nộp báo cáo định kỳ | 2–5 triệu đồng | | Bán hàng không HĐĐT > 1 tỷ | Có thể truy thu thuế + phạt |

HĐĐT với SoThue.app

SoThue.app hỗ trợ tạo và quản lý hóa đơn điện tử:

• Tạo hóa đơn trong 30 giây
• Gửi PDF cho khách hàng qua email
• Lưu trữ toàn bộ lịch sử hóa đơn
• Tự động đối chiếu doanh thu với sổ thu chi

Xem tính năng hóa đơn →

Thông tin cập nhật theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021. Kiểm tra thông báo mới nhất từ Tổng cục Thuế để cập nhật lộ trình.